L’employeur doit immédiatement informer la CNPS :
NB : Employeurs, veuillez signaler à la CNPS toutes les embauches ou tous les départs des travailleurs. Cela permettra une mise à jour de votre fichier salarié et une bonne évaluation des cotisations sociales dues par votre entreprise.
L’employeur doit fournir à la CNPS tous les renseignements relatifs à l’identification des travailleurs concernés par le règlement des cotisations (Art. 21 du Code de Prévoyance Sociale).
La déclaration doit se faire le premier jour de l’embauche (par embauche, il faut entendre le 1er jour de début d’activité du salarié) par une fiche de déclaration du travailleur (à retirer auprès des services de la CNPS). A cette fiche signée de l’employeur (et cachetée pour les entreprises) doivent être jointes : une pièce d’état civil (carte d’identité ou extrait de naissance) ainsi que deux photos d’identité du travailleur.
Pour le salarié déjà immatriculé par un ancien employeur, le nouvel employeur doit préciser sur la déclaration du travailleur, son numéro CNPS.
Afin de permettre à la CNPS d’alimenter le fichier famille, le travailleur doit fournir les pièces d’état civil de chaque membre de sa famille :
Père, mère, conjoint, enfants. A la réception du dossier de déclaration, la CNPS procède à l’immatriculation du travailleur.
Le numéro CNPS ainsi attribué est unique et permanent même en cas de changement d’employeur.
Pour les employeurs qui n’ont pas été diligents dans la déclaration de leurs employés, il leur est demandé de joindre les DISA des années précédant l’année de la déclaration.
Exemples :
1/ Salarié embauché le 2 janvier 1998, déclaration faite le 30 avril 1999, joindre la DISA 1998.
2/ Salarié embauché le 3 mai 1996, déclaration faite le 22 juin 1998, joindre les DISA 1996 et 1997.
Une attestation d’immatriculation est établie au nom du travailleur nouvellement immatriculé et remise à son employeur.
L’attestation vaut carte d’assuré social. Le salarié, s’il n’en possède pas, peut la réclamer à son employeur ou à la CNPS. En cas d’anomalie dans l’immatriculation du salarié, l’employeur doit saisir l’agence de la CNPS dont il relève pour que les corrections nécessaires soient effectuées.
En cas de perte de l’attestation, la CNPS ne pourra établir de duplicata qu’au vu de l’imprimé de déclaration du travailleur rempli par l’employeur à partir de la pièce d’état civil ayant servi à l’établissement de l’attestation égarée.
LES TRAVAILLEURS OCCASIONNELS
Ils sont soumis aux mêmes règles que les travailleurs permanents. Toutefois, à cause de leur mobilité, l’entreprise doit se rapprocher de l’agence CNPS afin d’arrêter les modalités pratiques de leur déclaration. Cette déclaration concerne les journaliers, les CDD…
Pour l’entreprise
Pour le dirigeant
Ces documents doivent être déposés à l’agence de la zone géographique où est situé le siège social de l’entreprise ou de l’établissement (voir listes des agences à la fin du guide).
A la réception de la demande d’immatriculation et des documents joints, la CNPS attribue un matricule employeur qui est notifié à l’employeur avec le taux de cotisation pour la branche « Accidents du Travail » correspondant à son secteur d’activité.
Dans ses rapports avec la CNPS, il est recommandé à l’employeur d’indiquer son matricule CNPS sur ses papiers à en-tête.
L’employeur est responsable du paiement à la CNPS de l’ensemble des cotisations (part patronale et part salariale).
Le salarié ne peut en aucun cas s’opposer à la retenue de sa part de cotisation (6.3% depuis le 1er Janvier 2013) sur son salaire lors de chaque paye.
Le versement des cotisations se fait dans les 15 premiers jours qui suivent le mois ou le trimestre échu. Le versement des cotisations au-delà de cette période expose l’employeur à des pénalités.
L’appel à cotisation sociale CNPS & CMU et le paiement se font en ligne via le portail e CNPS et depuis votre compte préalablement activé sur ce portail.
Le montant du salaire mensuel à prendre en considération pour base de calcul des cotisations ne peut être inférieur au SMIG dont le montant actuel est de 60000 FCFA.
Les plafonds sont de:
840 000 F par an (210 000 F par trimestre et 70 000 FCFA par mois) pour les prestations familiales, l’assurance maternité, les accidents du travail et maladies professionnelles ;
45 fois le SMIG soit actuellement : 19 767 780 F par an (4 941 945 F par trimestre ou 1 647 315 FCFA par mois)pour la retraite.
Les taux utilisés pour le calcul des cotisations sont les suivants :
IMPORTANT : Les cotisations pour les prestations familiales, l’assurance maternité et les accidents du travail sont à la charge exclusive de l’employeur. Les cotisations pour la retraite sont à la charge conjointe de l’employeur et du salarié à raison de 7,7 % pour l’employeur et 6,3 % pour le salarié.
Selon l’alinéa 1 de l’article 23 du Code de Prévoyance Sociale, les cotisations sont assises sur l’ensemble des salaires y compris les avantages en nature et indemnités diverses versées par l’employeur à son personnel salarié à l’exception des indemnités ayant le caractère de remboursement de frais.
IMPORTANT : Dans tous les cas, le montant du salaire à prendre en considération pour base de calcul des cotisations ne peut être inférieur au SMIG.
Toutes les autres primes, gratifications ou indemnités sont soumises à cotisation.
Avantages en nature
Les avantages en nature sont intégrés dans l’assiette des cotisations pour leur valeur réelle.
Pour le cas spécifique du logement :
Le montant du logement en tant qu’avantage en nature est déterminé d’après sa valeur réelle.
Toutefois, lorsque la valeur réelle du logement en tant qu’avantage en nature n’est pas connue, la détermination de celle-ci s’opère conformément aux règles de la législation fiscale en vigueur.
En tout état de cause, les montants fixés par le barème de l’Administration Fiscale constituant des minima, la valeur déclarée de l’avantage à prendre en compte, ne peut être inférieure à ces minima.
IMPORTANT : Les cotisations pour les catégories citées ci-dessus ne concernent que la branche des AT/MP, ces assurés sociaux ne bénéficient que de la couverture au titre de cette branche.
Il est constitué par le traitement de base et par les compléments, primes et indemnités diverses, à l’exclusion des allocations familiales et des indemnités ou remboursements destinés à couvrir des frais inhérents à la fonction ou à l’emploi.
Les déductions autorisées
Les primes et indemnités de panier, de salissure, de tenue de travail, d’outillage et de transport, sont exclues de l’assiette des cotisations dans les limites suivantes :
Cotisations pour apprentis
Le salaire théorique devant servir de base au calcul des cotisations pour les apprentis est :
Cotisations pour les autres catégories assimilées
Il s’agit de :
Pour ces personnes, l’article 16 du Code de Prévoyance Sociale prévoit ceci : « Pour les personnes dont le salaire est suspendu ou qui ne reçoivent pas une rémunération normale, les cotisations, indemnités et prestations sont calculées sur le salaire annuel minimum prévu par les dispositions dudit code ».
Les cotisations dues au titre des trois branches sont assises sur l’ensemble des rémunérations ou gains perçues par les salariés et assimilés dans la limite d’un plafond annuel.
C’est pour permettre le calcul des cotisations lors de chaque paie, que ce plafond annuel est fractionné selon la périodicité des paies (mois, trimestre).
Cependant, pour respecter le principe de l’annualité du plafond, l’employeur doit procéder à une régularisation des cotisations pour tenir compte de l’ensemble des rémunérations payées à chaque salarié entre le premier et le dernier jour de l’année considérée.Cela, afin d’éviter que les indemnités ou gratifications versées à intervalles éloignés soient prises en considération uniquement dans la limite du plafond mensuel de la paye correspondante, ou que les salaires dont le montant mensuel varie sur l’exercice ne soient que partiellement pris en compte dans le calcul des cotisations.
Pour ce faire, conformément aux dispositions de l’Art. 26 de la loi 99-477 du 2 août 1999 portant Code de Prévoyance Sociale, l’employeur affilié est tenu de produire une Déclaration Individuelle des Salaires Annuels (DISA) à la CNPS.
Par ailleurs, la DISA a pour but de permettre avec justesse et régularité :
Document obligatoire dans l’intérêt des travailleurs et des employeurs, la DISA doit être dûment remplie et transmise à la CNPS au plus tard, pour chaque année, à la fin du premier trimestre de l’année suivante.
NB : Pour les entreprises dotées de moyens informatiques, la CNPS a élaboré une monographie qui leur permet de fournir la DISA sur un support magnétique (disquette).
En vertu de l’article 30 de la loi précitée, le défaut de production de la DISA aux échéances fixées, donne lieu au versement d’une pénalité de 10 % du montant total mensuel des cotisations dues par l’employeur défaillant.
Article 29 du Code de Prévoyance Sociale
L’employeur qui ne s’est pas conformé aux dispositions légales et réglementaires applicables en matière de recouvrement des cotisations, est puni de peines conventionnelles déterminées par décret.
L’amende est prononcée autant de fois qu’il y a de travailleurs pour lesquels les versements n’ont été que partiellement effectués, sans que le montant total des amendes infligés à un même contrevenant puisse excéder dix fois le taux maximum de l’amende prévue.
La majoration de retard
L’employeur qui ne reverse pas les cotisations dans les délais légaux doit payer des majorations de retard. Le taux de cette majoration est de 0,050 % par jour de retard pour le retard des cotisations non acquittées à la date limite d’exigibilité.
Les majorations peuvent être réduites ou annulées en cas de bonne foi ou de force majeure par décision motivée du Conseil d’Administration saisi en recours gracieux.
Indépendamment des sanctions prévues ci-dessus et du versement des cotisations arriérées et des majorations de retard correspondantes, lorsque tout ou partie des cotisations exigibles, en application de la législation sur les prestations familiales, n’a pas été acquitté dans les délais fixés, la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale est fondée à poursuivre auprès de l’employeur à qui incombe le versement des cotisations, le remboursement de l’ensemble des prestations familiales, entre la date d’exigibilité et la date du règlement définitif de la totalité des cotisations arriérées de prestations familiales dues pour l’ensemble des travailleurs intéressés.
Toutes les fois que le salarié ne pourra pas bénéficier des prestations du fait du non accomplissement par son employeur des obligations lui incombant, il est fondé à poursuivre l’employeur en réparation au plan civil du préjudice subi.
En principe, le recouvrement des cotisations sociales est basé sur un système déclaratif. Dans un tel système, l’employeur détermine lui-même le montant des cotisations dont il est redevable vis-à-vis de la Sécurité Sociale.
La contrepartie de ce principe est la possibilité pour les Organismes de Sécurité Sociale d’effectuer un contrôle sur la régularité et l’exactitude des déclarations faites par le cotisant.
Faire appliquer la législation de Sécurité Sociale en matière de recouvrement des cotisations et des prestations sociales ;
Vérifier sur place les déclarations des salaires des employeurs ;
Faire des redressements comptables en cas d’omission de certains éléments à prendre en compte pour le calcul des cotisations ;
Débusquer les employeurs clandestins et procéder à leur immatriculation systématique ;
Détecter les fraudes et autres formes d’abus ;
Rechercher les adresses des employeurs disparus ;
Contrôler les déclarations et les informations en matière de prestations.
Une fonction de conseil consistant à :
Fournir des informations et des conseils aux employeurs dans le cadre de l’interprétation des textes de Sécurité Sociale.
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